Princípios básicos de organização

Ajuda desde a criação do nome do seu Grupo até o agendamento do seu primeiro Meetup

  • Quer criar um grupo Meetup? Eis 3 sugestões para o ajudar a começar.

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    Criar um grupo Meetup é uma excelente forma de conhecer novas pessoas, ensinar competências, desenvolver uma empresa ou criar a comunidade que gostava que existisse. Em seguida, indicamos algumas sugestões para o ajudar a pensar em como será o seu grupo.

    Faça alguma pesquisa

    Tem uma vaga ideia sobre o grupo que pretende criar? Comece por fazer alguma pesquisa na plataforma do Meetup. Pesquise grupos a nível local, ou mesmo mundial, que se reúnem para debater os tópicos que lhe interessam. Pode até obter inspiração de grupos que estão no outro lado do mundo.

    Seja original

    Muitos dos grupos no Meetup combinam dois interesses específicos ou têm uma característica única que os define. Se quer criar um grupo que se destaca do resto, experimente combinar dois tópicos que adora, como por exemplo, vinho e carpintaria, cerveja e tricô, meditar com animas de estimação, e IPA e API. Estes são apenas alguns exemplos de grupos que nunca passam despercebidos.

    Simplicidade acima de tudo

    Criar um grupo Meetup não tem de ser complicado nem um compromisso a tempo inteiro. Se apenas quer conhecer pessoas novas, experimente algo simples como:

    Um passeio pelo bairro todas as quartas-feiras
    Reunir num bar ou café para falar ou realizar atividades e passatempos em conjunto
    Ver um filme novo todos os meses

    Pronto para começar?

    Ideias para criar um grupo Meetup
  •  

    Crie um Meetup que atraia sua turma.

    Dê um nome acolhedor

    O nome do seu Meetup serve como um convite à sua futura comunidade. Garanta que os futuros membros se sintam bem-vindos e entendam bem o conceito do seu Meetup.

    Seja específico. Faça com que seja fácil que todos sintam que pertencem ao seu Meetup.

    Use adjetivos precisos, locais específicos e verbos de ação. Ex.: Fãs Paulistas de Filmes dos Anos 50 ou Cultivar Horta no Leblon

    Use palavras que reflitam quem você é ou quem deseja se tornar. Ex.: Meninas Programadoras

    Seja conciso, pois um dia os membros podem querer camisetas com o nome do seu Meetup!

    Evite usar seu próprio nome. O Meetup que você criar será para todos, não só para você.

    Ortografia correta é importante. Verifique com corretor ortográfico.

     

    Ofereça uma descrição cativante

    Seja claro e original. Isso ajuda a conquistar a confiança dos futuros membros.

    Por que você está iniciando este grupo Meetup?

    Como seu Meetup cria uma comunidade?

    O que você deseja que as pessoas ganhem com seus Meetups?

    Diga o que seu Meetup acrescentará à vida das pessoas e o que é esperado delas.

    Selecione os tópicos certos

    Os tópicos que você selecionar ao criar seu Meetup serão usados para localizarmos seus futuros membros. Escolha tópicos que sejam compatíveis com seu Meetup. Ter poucos ou muitos tópicos não relacionados dificulta com que membros compatíveis descubram seu Meetup. Há um limite de 15 tópicos, portanto seja esperto ao selecioná-los.

    Mostre quem você é

    Seja genuíno e acolhedor ao oferecer aos membros uma ideia clara do que seu Meetup representa.

    Carregue uma foto principal — se você tiver um logotipo já pronto, use-o. Caso contrário, escolha alguma outra imagem que represente a identidade do seu Meetup (e a sua!). Use um site de fotografias grátis, como Unsplash ou Pexels, até ter fotos dos seus próprios eventos.

    Agende seu primeiro Meetup logo, assim os novos membros poderão participar e se envolver com o grupo desde seu início.  

    Parabéns! Você está pronto para iniciar seu Meetup.

    Depois que seu Meetup for avaliado e aprovado, procuraremos por membros que tenham mostrado interesse nos tópicos que você selecionou. Esses membros receberão um e-mail anunciando seu Meetup e serão convidados a se juntar ao grupo imediatamente.

     

    Dedique alguns minutos para conferir que você disse tudo que precisava dizer. Seu anúncio oferecerá ao mundo uma primeira impressão sobre seu Meetup — deixe sua missão bem clara.

    Como criar seu grupo Meetup
  •  

    Independentemente de ser seu primeiro ou centésimo Meetup, pense na experiência que deseja criar.

    Logística

    Certifique-se de que seu local ideal ajuda a atingir suas metas. Leve em consideração as necessidades de todos.

    Quantas pessoas comparecerão?

    Que tipo de espaço é preciso para as atividades?

    Precisa de espaço para dançar? Fazer yoga?

    Precisa de comodidades específicas?

    Acesso à internet

    Equipamento audiovisual

    Espaço seguro para armazenamento

    Os membros precisam de acomodações especiais?

    Acesso para cadeira de rodas

    Banheiros para família

    Banheiros ou espaço onde trocar de roupa

    Ambiente

    Selecione um lugar onde todos se sintam à vontade. Determine que ambiente é compatível com a meta do seu Meetup e leve isso em consideração ao procurar por possíveis locais.

    Se estiver se reunindo em um estabelecimento comercial, contate a gerência para informar sobre seu Meetup. Incentive os membros a fazerem uma compra no local e dar apoio ao negócio.

    Que ambiente você quer para seu Meetup?

    Um encontro para discutir um livro em um café tranquilo e descontraído

    Uma discussão entre empreendedores com mediador

    Uma happy hour animada durante um jogo de basquete

    Recursos

     

    Yelp: Yelp é uma maneira rápida de encontrar opiniões sobre espaços na sua comunidade. Frequentemente, as avaliações do Yelp incluem detalhes que não estão disponíveis no website do local. Você pode rapidamente obter dados fornecidos pelo público sobre se um estabelecimento aceita cartão de crédito, tem estacionamento e é considerado adequado para grupos em geral.

    Google Maps: Você pode usar Google Maps para facilmente ter uma ideia dos espaços em uma determinada vizinhança. Você pode ler avaliações dos usuários, saber os horários em que o local está mais lotado e ver sugestões para outros estabelecimentos semelhantes na vizinhança.

     

    Crowdsourcing: Os membros do seu Meetup são entusiasmados pela mesma coisa que você é, portanto é provável que já tenham algumas boas ideias de onde vocês podem se reunir. Peça que compartilhem ideias —  quem sabe você encontra alguém com uma conexão com o espaço ideal para seu Meetup.

    Espaços comunitários: Provavelmente, há diversas opções orientadas à comunidade disponíveis a um baixo custo. Se esses espaços forem compatíveis com o ambiente que você deseja, tente fazer uma reserva.

    Bibliotecas

    Centros comunitários

    Estúdios para ensaio

    Independentemente do local que escolher, sempre verifique como é na vida real. Fotos, avaliações e recomendações não são substitutos para uma experiência real.

     

    Como encontrar o local ideal
  •  

    Todas comunidades começam com um simples "olá"

    No seu Meetup

    Não deixe de dar "oi". Seja caloroso e acolhedor —  olhe as pessoas nos olhos, sorria e se apresente logo que possível.

    Defina expectativas. Lembre a todos da agenda desse Meetup. Esclarecer as atividades do dia dá uma oportunidade de os membros terem algo para fazer assim que chegarem ao Meetup.

    Quebre o gelo fazendo perguntas interessantes ao grupo. Tenha uma ou duas perguntas que os membros possam usar para começar a conhecer uns aos outros. As perguntas devem ser específicas, divertidas e relacionadas ao tema do Meetup.

    Entre Meetups

    O Meetup tem ferramentas de comunicação para manter a conversa rolando.

    Contate os membros usando a Lista de e-mails,

     

    Envie uma mensagem aos participantes um dia antes do Meetup para lembrá-los do evento. Informe se vai haver novatos, diga que não vê a hora de encontrar todos e lembre-os do que precisam trazer.

    No dia seguinte ao Meetup, agradeça aos participantes pela sua presença, continue a conversa e dê uma dica de como será o próximo evento.

    Leve em consideração o tempo dos membros e limite-se a um ou dois e-mails depois de cada Meetup.

    Fique conectado por meio de comentários.

    Responda aos membros com comentários oportunos, informativos e que levem a uma conversa. Alguns membros não podem comparecer? Não deixe de informá-los onde o próximo Meetup será e fale que adoraria contar com a presença deles.

    Diga como os membros podem encontrar você (exemplo: mulher com cabelo rosa sentada à mesa ao fundo) e os incentive a avisar se forem chegar mais tarde. Garanta que serão bem-vindos mesmo se estiverem atrasados!

    Use Conversas para trocar ideias sobre o próximo Meetup

    Sugira ideias para os próximos Meetups e responda às ideias dos membros com essa ferramenta para conversas rápidas.

    Mantenha as conversas rolando entre Meetups e cultive um ambiente onde os membros se sintam encorajados a se conectar e compartilhar ideias.

     

    O que posso fazer para que todos se sintam bem-vindos?
  •  

    Não importa se você está se comunicando online com um membro pela primeira vez ou falando com um membro já conhecido na vida real, há algumas coisas que todos os membros esperam de um organizador de Meetup.

    Confiança

    Sinceridade

    Sirva de exemplo. Cumprimente todos que chegarem aos seus Meetups. Não deixe de apresentar novas pessoas umas às outras. Se tiver ser acolhedor como prioridade, os membros vão seguir seu exemplo.

    Comunique-se. Responda a perguntas e comentários sobre seu Meetup de maneira oportuna. Mostrar ao membros que você está disposto a ajudá-los e dar as boas-vindas a eles desenvolve uma relação de confiança, mesmo antes de se reunirem.

    Seja original.

    Seja você mesmo.

    Esclareça suas expectativas para todos os membros. Faça com que todos assumam responsabilidade pela participação por meio de uma comunicação sincera e com empatia. Mostre aos membros que você é caloroso e acessível e eles farão o mesmo.

     

    Habilite todos. Ao instilar confiança nos membros, esses, por sua vez, vão se sentir encorajados a confiar em você. Desenvolva uma equipe de liderança e oriente os organizadores a seguir seus valores.

    Use colaboração. Você não está sozinho. Peça ideias para Meetups, recomendações de locais e feedback. Implemente mudanças quando isso fizer sentido.

    Permaneça ativo. Garanta sempre que os membros saibam o que vai acontecer a seguir. E não deixe de agendar Meetups!

    Respeite

    Seja legal.

    Ser amigável e receptivo inclui respeitar os membros. Eles querem fazer parte da sua comunidade, então facilite isso.

    Foque no tópico. Agende Meetups que foquem nas metas da sua comunidade. Evite agendar Meetups que não sejam compatíveis com sua missão.

     

    Tenha uma comunicação equilibrada. Há uma diferença entre manter as pessoas informadas e bombardeá-las com e-mails. Aja com consideração e condense suas mensagens. Destaque o que é mais importante e assegure que as informações somente sejam enviadas a quem realmente precisa delas.

     

    O que os membros esperam de um organizador?
  •  

    Deu tudo certo! E agora?

    Agradeça a todos!

    Envie mensagens pessoais e diga que está interessado em saber o que os membros acharam do evento. Use comentários sobre o evento para dar início a novas conversas.

    Atualize a lista de comparecimento.

    Se um membro que confirmou presença não compareceu, envie uma mensagem para dizer que ele fez falta. Mantenha uma atitude positiva e convide-o para seu próximo Meetup.

    Agende seu próximo Meetup.

    Agende algo o mais rápido possível. Se ainda não tiver agendado seu próximo Meetup, peça que os membros contribuam ideias. Aproveita as conversas na vida real para incentivar as pessoas a confirmarem seu comparecimento aos próximos Meetups.

    Informe todos membros sobre o próximo Meetup.

     

    Envie um e-mail a todos membros para informá-los se houver alguma atualização.

    Leve o feedback recebido em consideração.

    Descubra o que todo mundo gostou e o que poderia melhorar. Teve muito coding para pouco café? Reavalie e explore maneiras de aprimorar seus Meetups

     

    Lista de verificação: Depois do Meetup
  •  

    Está pronto para seu Meetup?Aqui estão cinco coisas que precisam ser feitas antes do evento.

    Crie uma agenda.

    Defina uma agenda clara na descrição do seu Meetup. Se o Meetup tiver atividades definidas, diga a hora que os membros devem chegar. Se for mais como um encontro social flexível, informe os membros disso.

    Garanta um local.

    Procure algumas opções de local. Entre em contato com a gerência para esclarecer suas dúvidas e pergunte se os membros precisam de acomodações especiais.

    Envie um e-mail a todos que confirmarem presença.

     

    Conte com os membros que costumam comparecer aos seus Meetups e não hesite em pedir a ajuda deles.

    Mande uma mensagem mais pessoal aos novos membros — criar uma ligação especial incentiva as pessoas a comparecerem.

    Tenha todos os materiais necessários à disposição.

    Faça sinais, prepare crachás e assegure-se de ter tudo que possa precisar para que seu Meetup seja um sucesso.

    Dê as boas-vindas a todos.

    Chegue cedo no local e cumprimente as pessoas conforme elas vão chegando. Apresente os membros uns aos outros e faça perguntas que levem a uma conversa.

    Você está com tudo pronto. Agora, vamos nessa!

     

    Lista de verificação: Antes de seu Meetup
  •  

    Você está dentro! Agora, está na hora de fazer planos para a vida real.

    No que você está super ligado ultimamente? O que quer fazer? Seu primeiro Meetup põe tudo em ação.

    Os passos para agendar um Meetups são simples, logo aproveite seu entusiasmo para marcar algo agora mesmo. Encontre inspiração nos seus arredores, outros grupos Meetup, ou pergunte que ideias os novos membros têm. Fazer com que os membros se envolvam desde o início desenvolve confiança, tornando mais provável que eles compareçam aos seus Meetups.

    Os primeiros eventos não precisam ser grandiosos, como escalar o Monte Everest. Você pode primeiro agendar Meetups simples para que todos possam se conhecer aos poucos.

    Selecione Agendar na página do seu grupo Meetup

    Dê um nome ao seu Meetup (seja simples e direto!)

    Selecione quando o Meetup vai começar

    Escolha onde será realizado  —  pode ser um dos seus locais favoritos ou um lugar que ainda não conhece

    Envie um e-mail a todos que confirmarem presença. Diga que não vê a hora de comparar as vantagens de um café passado a frio com as de um servido sobre gelo, ou compartilhe que vai estrear suas novas botas ao explorar a trilha.

     

    Carregue uma foto (escolha uma imagem que capte o espírito do seu Meetup!).

    Informe os membros sobre o que vai acontecer, o que devem trazer, como podem encontrar você, etc.

    Decida quem vai coordenar

    Selecione Agendar

    Selecione Agendar Meetup —  os membros receberão um e-mail incentivando a participação deles!

     

    Como agendar seu primeiro Meetup
  •  

    Você está encontrando sua turma e criando uma comunidade  — parabéns!

    Há muitas maneiras de você aprofundar seus relacionamentos e aprimorar sua comunidade.

    Seja acolhedor online e na vida real

    Comunicação desenvolve confiança e relacionamentos. A maneira pela qual você interage com membros online é tão importante quanto a maneira pela qual você interage com eles na vida real.

    Dê as boas-vindas a todos: Os membros do seu Meetup são seus convidados, portanto os receba como você recebe quem visita sua casa. Crie uma rotina de boas-vindas que funcione para você. Envie uma mensagem de boas-vindas aos novos membros e os apresente a outros membros iniciando uma conversa na página do seu grupo Meetup.

    Seja informativo: Deixe os membros a par de tudo! Atualize os eventos do seu grupo Meetup sempre que houver alguma mudança no horário ou local.

    Seja um recurso: Os membros usam você de referência —  não deixe de responder às perguntas deles e oferecer soluções.

     

    Ouça e colabore

    Pedir feedback mostra que você está interessado no que os membros têm a dizer.

    Esteja aberto: Diga aos membros que você quer receber feedback e que está preparado para fazer mudanças positivas. É muito importante ouvir e reconhecer as ideias dos membros.

    Seja sincero: Ao receber feedback, seja sincero ao dar retorno aos membros sobre se é possível fazer as mudanças sugeridas e por que talvez não dê para implementar algumas sugestões.

    Seja transparente: Reconheça que você nem sempre tem resposta para tudo. Informe os membros sobre suas metas e não hesite em pedir a ajuda deles.

    Promova a socialização

    Mesmo se seu Meetup for focado em uma atividade ou apresentação específica, separe um tempo para socialização. Por exemplo, se forem ver um filme, combine de todos se encontrarem em um bar ou café próximo ao cinema para que todo mundo possa se apresentar. Se você for conduzir uma apresentação, separe um tempo para networking para que todos tenham uma oportunidade de fazer contatos.

    Relacionamentos exigem tempo. Não desista. Você vai conseguir desenvolver a comunidade sólida que deseja.

    O que faz uma comunidade ser duradoura?
  • Se você decidir fechar seu grupo Meetup, todos os históricos e informações do grupo serão completamente removidos da plataforma. Isso inclui fotos, discussões e listas de membros. Recomendamos que organizadores informem os membros com antecedência sobre o encerramento de um grupo. Dessa forma, todos têm tempo para preservar as memórias e amizades que fizeram ao longo do caminho. Os organizadores também devem considerar nomear outro membro do grupo para ocupar seu lugar como organizador. Dessa forma, os membros interessados terão a chance de continuar encontrando.

    Embora o Meetup não aceite informações de grupos de exportação, os membros e organizadores podem salvar o conteúdo manualmente.

    • Em conteúdo escrito, como descrições em grupo ou Meetup, mensagens de boas-vindas, conversas e mensagens de lista de discussão, recomendamos copiar e colar o conteúdo em um documento, seja em um programa de armazenamento em nuvem como o Google Drive ou em um arquivo em seu próprio computador.
    • Para photos, você pode baixá-las ou fazer capturas de tela de um álbum do grupo e salvá-las em seu computador ou dispositivo.
    Como faço para salvar conteúdo do meu grupo Meetup?
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