Fondamenti di organizzazione

Assistenza, dalla creazione del giusto nome per il gruppo fino alla programmazione del primo meetup

  • Stai pensando di creare un gruppo Meetup? Ecco 3 consigli per iniziare.

    1K5A6339.jpg

    Creare un gruppo Meetup è un ottimo modo per conoscere nuove persone, insegnare qualcosa, sviluppare un’attività o costruire la comunità che stai cercando. Ecco alcuni consigli per iniziare a pensare al tuo gruppo.

    Fai delle ricerche

    Hai un’idea vaga di cosa potrebbe essere il tuo gruppo? Inizia facendo qualche ricerca sulla piattaforma di Meetup. Cerca i gruppi vicino a te (o anche in tutto il mondo) che si riuniscono in base agli argomenti che ti interessano. Magari trovi delle idee da gruppi che sono dall’altra parte del mondo.

    Prova con qualcosa di strano

    Molti gruppi su Meetup associano due interessi oppure hanno un tocco originale che li definisce. Se stai cercando di creare un gruppo che si faccia notare, cerca di mettere insieme due cose che ami: Wine and Woodworking (Vino e falegnameria), Pints & Purls (Birra e uncinetto), Meditate with Your Dog (Meditazione con il tuo cane) e IPAs and APIs (IPA e API) sono solo alcuni esempi di gruppi che si distinguono nella massa.

    Scegli la semplicità

    Creare un gruppo Meetup non deve essere complicato né un impegno a tempo pieno. Se vuoi solo conoscere nuove persone, prova qualcosa di semplice, ad esempio:

    Una passeggiata nel quartiere ogni mercoledì sera
    Un drink o un caffè per parlare o praticare un hobby
    Vedere un nuovo film insieme una volta al mese

    Vuoi iniziare?

    Idee per creare un gruppo Meetup
  •  

    Crea un Meetup facile da trovare.

    Scegli un nome accattivante

    Il nome del tuo Meetup è un invito alla tua futura comunità. Assicurati che i tuoi futuri membri si sentano i benvenuti e sappiano cosa aspettarsi.

    Sii specifico. Il tuo obiettivo è che i tuoi membri ideali ti trovino facilmente.

    Usa aggettivi e luoghi accurati, e verbi orientati all’azione: Fare yoga a Torino, Escursionisti della Val Camonica, Amanti della vela Ancona.

    Usa parole che riflettono quello che sei o che vuoi essere: Donne & Tech Roma.

    Sii conciso: la tua nuova comunità un giorno potrebbe volere una t-shirt.

    Evita di usare il tuo nome: il tuo Meetup è per la tua comunità, non solo per te stesso.

    L’ortografia è importante: controlla che non ci siano refusi ed errori. Dubbi? Consulta il dizionario!

    Scrivi una descrizione invitante

    Sii chiaro e onesto: è il primo passo per stabilire un rapporto di fiducia con i tuoi futuri membri.

    Perché hai deciso di creare questo gruppo Meetup?

     

    In che modo il gruppo realizza una comunità?

    Qual è l’obiettivo dei tuoi Meetup?

    Specifica ai tuoi futuri membri cosa potrà fare per loro il tuo Meetup, e cosa ti aspetti da loro.

    Seleziona gli argomenti appropriati

    Gli argomenti che selezioni quando crei il tuo Meetup sono quelli che usiamo per cercare i tuoi futuri membri. Scegli argomenti pertinenti al tuo gruppo. Pochi argomenti, o troppi argomenti non collegati tra loro, rendono più complicato l’incontro tra il tuo Meetup e i tuoi potenziali membri. Puoi selezionarne fino a 15: sceglili con cura.

    Esprimi chi sei

    Sii presente e amichevole: da’ ai tuoi membri un’immagine realistica di quello che li aspetta.

    Carica una foto per la cover del gruppo. Se hai un logo, usalo. In caso contrario, scegli qualcos’altro che rappresenta l’identità del tuo Meetup (e la tua!). Prova con un sito di stock image, come Unsplash o Pexels, almeno fino a quando non potrai caricare foto di qualche tuo evento.

    Metti subito in programma il tuo primo evento. In questo modo, quando i membri si uniranno al gruppo, avranno subito la possibilità di partecipare e sentirsi coinvolti.

    Congratulazioni! Sei pronto a creare il tuo Meetup.

    Non appena il tuo Meetup sarà esaminato e approvato, contatteremo i membri che hanno espresso interesse per gli argomenti che hai selezionato. Quei membri riceveranno un’e-mail che annuncia il tuo Meetup e saranno invitati a unirsi.

     

    Prenditi un po’ di tempo e assicurati di aver detto tutto quello che dovevi dire. L’annuncio del Meetup è il tuo primo messaggio al resto del mondo: specifica chiaramente la tua missione.

    Creare il tuo gruppo Meetup
  •  

    Che sia il tuo primo o centesimo Meetup, pensa all’esperienza che vuoi far vivere ai tuoi membri.

    Logistica

    Assicurati che il posto scelto sia funzionale al raggiungimento dei tuoi obiettivi. E considera i bisogni di tutti.

    Quante persone verranno?

    Che tipo di spazio serve per le attività che farete?

    Serve spazio per ballare? Per fare yoga?

    Serve qualche servizio specifico?

    Accesso a internet

    Attrezzatura audio/video

    Spazio per riporre le cose

    Qualcuno dei tuoi membri richiede una sistemazione particolare?

    Accessibilità per le sedie a rotelle

    Bagni per famiglie

    Bagni o spazi per cambiarsi

    Atmosfera

    Seleziona un posto in cui tutti possano sentirsi a loro agio. Decidi quale atmosfera è in linea con l’obiettivo del tuo Meetup e tienilo a mente mentre cerchi possibili luoghi.

     

    Se l’incontro avviene in un locale commerciale, mettiti in contatto con il gestore e fagli sapere dell’evento. Incoraggia i tuoi membri a sostenere il locale comprando qualcosa da bere o da mangiare.

    Come vuoi che sia il tuo Meetup?

    Una discussione su un libro in un caffè tranquillo e informale

    Una discussione guidata tra imprenditori

    Un happy hour durante una partita di calcio

    Risorse

    WeWork: Grazie alla partnership tra Meetup e WeWork, potresti organizzare il tuo evento in uno spazio di WeWork. Richiedi di organizzare il tuo Meetup presso WeWork: ti faremo sapere se ci sono disponibilità.

    Yelp: Yelp è uno strumento immediato per cercare opinioni su locali della zona. Le recensioni di Yelp spesso contengono dettagli non visibili sul sito del posto. Puoi scoprire ad esempio se un locale accetta carte di credito, se ha possibilità di parcheggio o se è un’opzione sensata per un gruppo numeroso.

    Google Maps: Tramite Google Maps puoi farti un’idea dei locali presenti in un’area specifica della tua città. Puoi leggere le recensioni degli utenti, vedere in quali orari un locale è più affollato e seguire suggerimenti per altri locali simili in zona.

    Crowdsourcing: I membri del tuo Meetup condividono le tue passioni ed è probabile che abbiano qualche suggerimento su dove andare. Chiedi consiglio a loro, e magari qualcuno ha l’aggancio al posto perfetto.

     

    Spazi di aggregazione locali: In ogni centro ci sono spazi di aggregazione disponibili generalmente a costi bassissimi. Se la loro atmosfera fa al caso tuo, considera una di queste opzioni.

    Biblioteche

    Centri sociali / di quartiere

    Sale prova

    Qualsiasi spazio tu scelga, vai a vederlo. Foto, recensioni e consigli non possono sostituire una visita di persona.

     

    Trovare il posto giusto
  •  

    Ogni comunità inizia con un “ciao”

    Al Meetup

    Trova il tempo di salutare tutti. Sii cordiale e amichevole, guarda le persone negli occhi, sorridi e presentati appena possibile.

    Imposta delle aspettative. Ricorda a tutti qual è il programma dell’evento. Specificare le attività all’ordine del giorno evita che i membri si sentano spaesati al loro arrivo.

    Apri l’evento con domande di gruppo interessanti. Prepara una o due domande che i membri possono usare per conoscersi; le domande devono essere su qualcosa di specifico, divertente e collegato al tema del Meetup.

    Tra un Meetup e l’altro

    Meetup ti offre una serie di strumenti per comunicare a mantenere aperta la conversazione.

    Scrivi ai membri tramite la mailing list.

    Il giorno prima del Meetup, manda un promemoria ai partecipanti. Ricorda che ci saranno dei nuovi arrivati, sottolinea che non vedi l’ora di vedere tutti e ribadisci se c’è qualcosa che bisogna portare.

    Il giorno dopo il Meetup, manda un messaggio ai partecipanti per ringraziarli, mantenere aperta la conversazione e ricordare qual è il prossimo evento in calendario.

    Dai valore al tempo dei tuoi membri: limitati a 1 o 2 e-mail a Meetup.

    Stabilisci contatti attraverso i commenti.

    Rispondi ai membri con commenti tempestivi e informali. Un membro non riesce a venire? Assicurati che sappia quando sarà il prossimo Meetup e invitalo a partecipare.

    Specifica ai membri come possono trovarti (ad es. la ragazza con i capelli rossi al tavolo sul retro) e incoraggiali a mettersi in contatto con te in caso siano in ritardo. Assicura loro che sono i benvenuti anche se non sono in orario!

    Raccogli suggerimenti per il futuro nelle Discussioni.

     

    Proponi idee per i nuovi Meetup e rispondi ai suggerimenti dei membri.

    Mantieni aperta la conversazione tra un Meetup e l’altro e coltiva un’atmosfera in cui i membri si sentano motivati a entrare in contatto tra loro e condividere le loro idee.

    Come faccio a far sentire tutti i benvenuti?
  •  

    Che tu stia comunicando online con un nuovo membro, o parlando di persona a un membro di vecchia data, queste sono le cose che tutti i membri si aspettano da un organizzatore di Meetup.

    Fiducia

    Sii presente.

    Dai l’esempio. Saluta tutte le persone che partecipano ai tuoi Meetup. Trova il tempo di presentare i nuovi membri agli altri. Se essere amichevole è la tua priorità, gli altri membri seguiranno il tuo esempio.

    Comunica. Rispondi alle domande che ti vengono fatte e commenta in modo tempestivo sulle pagine del gruppo. Mostrare ai membri che sei lì per aiutarli e accoglierli stabilisce un rapporto di fiducia prima ancora di conoscersi di persona.

    Autenticità

    Sii te stesso.

    Specifica quello che ti aspetti dai membri. Stabilisci delle responsabilità reciproche attraverso una comunicazione onesta e un atteggiamento empatico. Mostra ai tuoi membri di essere cordiale e disponibile, e loro faranno lo stesso.

     

    Dai a ognuno delle responsabilità. Fidarti dei tuoi membri incoraggerà loro a fare altrettanto nei tuoi confronti. Circondati di un team di assistenti e incoraggia i tuoi collaboratori a portare avanti i tuoi valori.

    Collabora. Organizzare un Meetup è più facile con l’aiuto degli altri: chiedi suggerimenti per gli eventi, idee su possibili luoghi e feedback. Se necessario, sii disponibile a cambiare.

    Sii attivo. Assicurati sempre che i tuoi membri sappiano qual è il prossimo appuntamento in programma. Non lasciare il calendario vuoto!

    Rispetto

    Sii corretto.

    Essere amichevole e cordiale significa anche rispettare i tuoi membri, che vogliono contribuire a creare la tua comunità: accetta la loro collaborazione.

    Rimani in tema. Programma Meetup che si concentrano sugli obiettivi della tua comunità. Evita di organizzare troppi Meetup non in linea con la tua missione.

    Trova il giusto equilibrio nelle comunicazioni. C’è differenza tra tenere informate le persone e sovraccaricarle di e-mail. Sii rispettoso e condensa i tuoi messaggi. Sottolinea le cose più importanti e assicurati che l’informazione raggiunga solo gli interessati.

    Cosa si aspettano i membri da un organizzatore?
  •  

    È fatta. E ora?

    Ringrazia tutti!

    Manda messaggi personali e chiedi un riscontro. Per avviare la conversazione, usa i commenti all’evento o le discussioni.

    Aggiorna la partecipazione effettiva.

    Se qualcuno non si è presentato (No Show), scrivigli e digli che vi è mancato! Mantieni un atteggiamento positivo e invitalo al tuo prossimo Meetup.

    Metti in calendario il prossimo Meetup.

    Metti qualcosa in calendario il prima possibile. Se non sai ancora cosa fare, chiedi suggerimento ai membri. Durante gli incontri di persona, ricorda ai membri quanto è importante confermare la loro partecipazione agli eventi.

    Fai sapere a tutti cosa c’è in programma.

    Manda un messaggio alla mailing list con tutti i dettagli.

    Considera il feedback ricevuto.

    Cerca di capire cosa è piaciuto o cosa può essere migliorato. Troppa programmazione e non abbastanza caffè? Raccogli idee su come migliorare.

     

    Lista delle cose da fare: dopo il Meetup
  •  

    Pronto per il tuo Meetup? Ecco cinque cose da fare prima dell’evento.

    Prepara un ordine del giorno.

    Nella descrizione del Meetup, includi un programma preciso. Se il Meetup prevede una serie di attività, specifica a che ora bisogna arrivare. Se è un evento meno strutturato, fallo sapere i tuoi membri.

    Assicurati un posto.

    Identifica più opzioni. Contatta le persone di riferimento per ogni posto, fai domande e controlla se qualche membro ha delle esigenze particolari.

    Manda un’e-mail ai membri che hanno confermato la loro partecipazione.

    Affidati ai membri che partecipano con regolarità: non esitare a chiedere il loro aiuto.

    Scrivi personalmente ai membri che parteciperanno per la prima volta: sentire che c’è interesse da parte tua li incoraggia a presentarsi.

     

    Assicurati di avere tutto quello che ti serve.

    Prepara cartelli, cartellini con i nomi, e assicurati di avere tutto quello che ti serve per garantire successo al tuo Meetup.

    Dai il benvenuto a tutti.

    Arriva presto e saluta i membri a mano a mano che arrivano. Presentali gli uni agli altri e mostra interesse con domande e osservazioni.

    Sei pronto per il tuo Meetup! In bocca al lupo!

     

    Lista delle cose da fare: prima del Meetup
  •  

    Ci sei. È arrivato il momento di mettere in programma il tuo primo evento.

    Cosa ti piace in questo periodo? Che cosa vuoi fare? Il tuo primo Meetup è il momento in cui realizzare le tue passioni.

    La procedura per organizzare un Meetup è molto semplice: cogli l’attimo e metti subito un evento in calendario. Cerca ispirazione in quello che ti circonda, da altri gruppi Meetup o chiedi suggerimenti ai tuoi nuovi membri. Coinvolgere i membri sin dall’inizio stabilisce un rapporto di fiducia e riduce il rischio di no-show.

    Il primo evento non deve necessariamente prevedere la scalata dell’Everest. Va benissimo qualcosa di basso profilo: è comunque un’occasione per conoscersi.

    Seleziona Programma dalla homepage del tuo gruppo

    Dai un nome al tuo Meetup (sii chiaro e conciso!)

    Stabilisci quando inizierà e finirà l’evento

    Scegli dove sarà: puoi scegliere tra i tuoi posti preferiti o cercare un nuovo posto

    Carica una foto (scegli qualcosa che catturi l’essenza del tuo Meetup!)

    Specifica ai membri cosa succederà, cosa devono portare, come trovarti, ecc.

     

    Decidi chi coordinerà l’evento

    Seleziona Programma

    Seleziona Annuncia Meetup : i tuoi membri riceveranno un’e-mail che li incoraggia a partecipare!

     

    Organizzare il tuo primo Meetup
  •  

    Stai costruendo la tua comunità: congratulazioni!

    Ci sono molti modi per rendere più profonde le tue relazioni e far crescere la tua comunità.

    Sii amichevole sia online che di persona

    La comunicazione stabilisce un rapporto di fiducia e consolida le relazioni. Il modo in cui interagisci con i tuoi membri online è importante quanto il modo in cui interagisci di persona.

    Dai il benvenuto a tutti: I tuoi membri sono tuoi ospiti. Accoglili come accoglieresti qualcuno che entra in casa tua. Stabilisci una procedura di benvenuto. Manda un messaggio automatico di benvenuto a ogni nuovo membro e presenta i nuovi membri al resto del gruppo avviando una conversazione sulla homepage del tuo Meetup.

    Condividi e aggiorna le informazioni: Mantieni informati i tuoi membri! Aggiorna gli eventi del gruppo quando ci sono cambiamenti di data o luogo.

    Sii intraprendente: I tuoi membri ti vedono come una sorta di guida. Rispondi tempestivamente alle loro domande e cerca sempre di offrire soluzioni.

    Ascolta e collabora

     

    Richiedere un feedback dimostra che ascolti i tuoi membri.

    Sii aperto: Fai sapere ai tuoi membri che sei interessato ai loro commenti, e che sei pronto a cambiare se necessario. Ascoltare e dare peso alle idee degli altri significa molto.

    Sii onesto: Quando richiedi un feedback, sii onesto e successivamente comunica ai tuoi membri quello che sarai in grado di cambiare e perché potresti non mettere in atto alcuni suggerimenti.

    Sii trasparente: Se non hai la risposta a qualcosa, riconoscilo con sincerità. Sii chiaro con i tuoi membri rispetto ai tuoi obiettivi e non avere timore a chiedere il loro aiuto.

    Punta sulla socializzazione

    Anche se il tuo Meetup è incentrato intorno a un’attività specifica o a una presentazione, trova tempo per socializzare. Ad esempio, se andate tutti insieme a vedere un film, organizza di vedervi prima in un locale vicino al cinema così che tutti si possano presentare. Se fai una presentazione, prevedi del tempo extra prima o dopo in modo che tutti abbiano la possibilità di fare networking.

    Costruire una rete di relazioni richiede tempo. Persisti, e ti ritroverai con la comunità solida e durevole che hai in mente.

     

    Cosa rende duratura una comunità?
  • Se decidi di chiudere il tuo gruppo Meetup, verranno completamente rimosse dalla piattaformala cronologia e tutte le informazioni, comprese foto, discussioni ed elenco dei membri. Suggeriamo agli organizzatori di informare i membri della chiusura del gruppo con un certo anticipo. In questo modo, ciascuno avrà il tempo necessario per conservare ricordi e amicizie collezionati durante il percorso del gruppo. In alternativa, l’organizzatore può decidere di nominare un altro membro del gruppo per sostituirlo. I membri interessati avranno così la possibilità di continuare a usare il gruppo Meetup.

    I Meetup non prevedono l’esportazione delle informazioni del gruppo, ma membri e organizzatori possono salvare i contenuti manualmente.

    • Per testi scritti, come descrizioni del gruppo o di Meetup, messaggi di benvenuto, discussioni e messaggi di mailing list, consigliamo di copiare e incollare il contenuto su un documento archiviato in cloud tramite servizi come Google Drive, oppure in un file sul proprio computer.
    • Per quanto riguarda le foto, è possibile scaricarle o acquisire degli screenshot da un album del gruppo, e poi salvare le immagini sul proprio computer o sul proprio dispositivo.
    Come si salvano i contenuti del proprio gruppo Meetup?
Meetup Organization Network logo

Want to learn more in person. Join the orgaizer network and see if there is a real life Meetup happening around you. There be people who have done this before, ready to help and you can be part of something special.

Join the org network