Aspectos básicos de la organización

Ayuda desde crear el nombre de tu grupo correctamente hasta la programación de tu primer Meetup

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    Haz un Meetup para que dé inicio a una gran comunidad.

    Crea un nombre atractivo

    El nombre de tu Meetup es una invitación a tu futura comunidad. Asegúrate de que tus futuros miembros se sientan bienvenidos y conozcan de qué trata.

    Sé concreto. Haz que todos sepan fácilmente si este lugar es para ellos.

    Usa adjetivos precisos, ubicaciones y verbos de acción. Por ejemplo: Corredores principiantes de Guadalajara o Aficionados a los coches de Barcelona

    Usa palabras que reflejen de qué es tu grupo o qué quiere ser. Por ejemplo: Chicas programadoras

    Sé breve. Nunca se sabe si tu nueva comunidad hará camisetas con su nombre en el futuro.

    No uses tu nombre propio: tu Meetup es para tu comunidad, no solo para ti.

    Escribe bien: comprueba si hay errores de escritura. ¿No estás seguro? Usa SpanishChecker.

    Haz una descripción fascinante

    Sé claro y sincero: esto generará confianza con tus futuros miembros.

     

    ¿Por qué estás creando este grupo de Meetup?

    ¿Cómo fomenta la creación de una comunidad?

    ¿Qué quieres que la gente consiga con tus Meetups?

    Descríbeles lo que este Meetup va a hacer por ellos y también lo que ellos tienen que hacer por la comunidad.

    Elige los temas correctos

    Los temas que eliges al crear tu Meetup son los que usamos para encontrar a tus nuevos miembros. Por eso debes seleccionar bien los temas relacionados con tu Meetup. Tener muy pocos temas o demasiados temas no relacionados hará difícil que los miembros adecuados lo encuentren. El límite es de 15, así que elige bien.

    Exprésate

    Sé cercano y amable y déjale claro a los miembros el espíritu de tu grupo.

    Sube una foto de portada. Si tienes un logo, no olvides usarlo. En caso contrario, elige algo que represente la identidad de tu Meetup (¡y de ti!). Puedes buscar en algún sitio de fotografías de archivo gratuitas como Unsplash o Pexels hasta que tengas algunas fotos propias de tus eventos.

    Programa tu primer Meetup de inmediato. Eso hará que en cuanto los miembros se unan puedan asistir e involucrarse desde el principio.

     

    ¡Felicidades! Estás preparado para comenzar tu Meetup.

    Una vez que se haya revisado tu grupo y haya sido aprobado, buscaremos miembros que hayan expresado interés en los temas que elegiste. Esos miembros recibirán un correo electrónico anunciando tu grupo de Meetup y una invitación para unirse.

    Revísalo todo bien y asegúrate de haber dicho todo lo que querías. Tu anuncio puede marcar el destino de tu grupo desde el principio.

    Crear tu grupo de Meetup
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    Ya sea tu primer Meetup o el doscientos, piensa en la experiencia que quieres crear.

    Logística

    Asegúrate de que tu lugar ideal te ayuda a lograr tus objetivos. Debes tener en cuenta las necesidades de todos.

    ¿Cuántas personas vendrán?

    ¿Qué tipo de espacio necesitas para tus actividades?

    ¿Necesitas un espacio para bailar? ¿Para hacer yoga?

    ¿Necesitas algún servicio en concreto?

    Acceso a internet

    Equipo multimedia

    Unas taquillas

    ¿Alguno de tus miembros tiene necesidades especiales?

    Accesibilidad para sillas de ruedas

    Baños familiares

    Vestuario o espacio para cambiarse de ropa

    Atmósfera

    Elige un lugar en el que todos se vayan a sentir cómodos. Decide qué ambiente se ajusta al objetivo de tu Meetup y tenlo en cuenta al buscar lugares idóneos.

    Si la reunión es en algún bar, restaurante o similar, avisa antes al dueño o al responsable. Anima a tus miembros a que ayuden al local del Meetup comprando una bebida o algún tipo de comida en el mismo.

    ¿Cómo quieres que sea tu Meetup?

    Una charla sobre un libro en una cafetería tranquila

    Un intercambio de ideas entre empresarios

    Un encuentro en un bar para ver un partido de fútbol

    Recursos

    WeWork: gracias a la asociación entre WeWork y Meetup, puede que tengas la oportunidad de celebrar los eventos de tu comunidad en un espacio de WeWork. Consigue más información al respecto y envía una solicitud si quieres que tu Meetup tenga lugar en WeWork. Te avisaremos si existe esa posibilidad.

    Yelp: Yelp es una forma rápida de encontrar opiniones sobre espacios locales. Las reseñas de Yelp suelen tener información que posiblemente no veas en la página web de ese espacio. Puedes averiguar rápidamente datos como si un lugar acepta tarjetas de crédito, si disponen de un amplio espacio de aparcamiento y en general de si es adecuado para grupos.

     

    Google Maps: tienes la posibilidad de usar Google Maps para descubrir rápidamente los espacios que hay en una zona o ciudad. Puedes leer las reseñas de otros usuarios, ver las horas en las que un lugar está más concurrido y explorar sugerencias de otros lugares similares en la zona.

    La comunidad: a los miembros de tu grupo de Meetup les apasiona lo mismo que a ti, por eso es probable que conozcan buenos lugares. Pídeles que compartan sus ideas y quizás encuentres a alguien con contactos para conseguir el espacio perfecto.

    Espacios públicos: es probable que haya muchas opciones orientadas a la población local disponibles a unas tarifas muy asequibles. Si encajan en el ambiente deseado, prueba a reservar uno de estos lugares.

    Bibliotecas

    Centros culturales

    Locales de ensayo

    Elijas el espacio que elijas, visítalo en la vida real. Las imágenes, opiniones y recomendaciones no pueden reemplazar una experiencia real.

     

    Encontrar el lugar adecuado
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    Todas las comunidades empiezan con un "hola".

    En tu Meetup

    No olvides decirles "hola". Sé amable y agradable: míralos a los ojos, sonríe y preséntate lo antes posible individualmente.

    Crea expectativas. Recuérdales a todos cuál es el programa de este Meetup. Dejar claras las actividades del día hará que los miembros sepan qué hacer al llegar al Meetup.

    Anima el evento con preguntas interesantes. Prepara una o dos preguntas que los miembros puedan usar para conocerse. Elige preguntas divertidas y que estén relacionadas con el tema del Meetup.

    Entre Meetups

    Meetup tiene herramientas de comunicación para que la conversación siga fluyendo.

    Aprovecha la lista de correo.

     

    Envía un mensaje a los asistentes el día antes de un Meetup para recordárselo. Avisa de que habrá nuevos miembros, menciona que deseas verlos a todos y recuérdales cualquier cosa que tengan que traer.

    Escribe a los asistentes el día después del Meetup para agradecerles su asistencia y dar pie a que se abra la conversación. Menciona también las próximas actividades del grupo.

    Respeta el tiempo de tus miembros y no envíes más de 1 o 2 correos electrónicos por Meetup.

    Usa los comentarios para relacionarte.

     

    Responde a los miembros de forma rápida y amable con mensajes útiles. ¿Un miembro no puede asistir? Recuérdale cuándo es el siguiente Meetup y anímalo a asistir.

    Diles a los miembros cómo encontrarte (por ejemplo: estaré en la parte de atrás del local y es fácil reconocerme por mi pelo rosa) y anímalos a que te avisen si por cualquier motivo tienen que llegar tarde. ¡Eso hará que sepan que pueden asistir incluso si no pueden ser puntuales!

    Comenta ideas para el futuro en las Conversaciones.

    Sugiere ideas para nuevos Meetups y responde a las ideas de los miembros en esta herramienta de formato breve.

    Haz que la conversación fluya entre Meetups y crea una atmósfera en la que los miembros se sientan importantes y cómodos para relacionarse y compartir ideas.

     

    ¿Cómo hacer que todos se sientan bienvenidos?
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    Ya estés intercambiando mensajes con un miembro por primera vez o hablando con un asistente habitual en la vida real, hay expectativas que todos los miembros tienen sobre el organizador de un Meetup.

    Confianza

    Sé cercano.

     

    Sé un ejemplo. Saluda a todo el mundo cuando lleguen a tu Meetup. Presenta los nuevos miembros a todos los demás. Si dar la bienvenida es tu prioridad, otros miembros seguirán tu ejemplo.

    Comunícate. Responde a las preguntas y comentarios de tu Meetup en todo momento. Demostrarle a un miembro que estás allí para ayudarlo y darle la bienvenida fomenta la confianza, incluso si nunca lo habías conocido en persona.

    Autenticidad

    Sé tú mismo.

    Sé sincero con los miembros. Se puede generar confianza a través de una comunicación sincera y empática. Demuestra a tus miembros que eres cálido y accesible. Así ellos también lo serán.

    Delega parte del poder. Si confías en tus miembros, eso los animará a confiar también en ti. Crea un equipo de organización y enseña a tus organizadores a que defiendan y respeten los valores del grupo.

     

    Acepta la colaboración. No estás solo. Escucha y fomenta que los miembros compartan sus ideas para nuevos Meetups, te den recomendaciones de lugares y opinen en general.

    Sé activo. Asegúrate de que tus miembros saben qué será lo próximo. ¡No dejes de programar Meetups!

    Respeto

    Sé amable.

    Para ser amable y cálido es esencial que respetes a tus miembros. Quieren ser parte de tu comunidad, así que haz que todo sea fácil para ellos.

    No te salgas del tema. Programa Meetups centrados en los objetivos de tu comunidad. Intenta no hacer demasiados Meetup que se alejen del objetivo del grupo.

    No te pases con los mensajes en la plataforma. Hay una gran diferencia entre mantener informado a alguien y saturarlo con correos electrónicos. Sé respetuoso y resume tus mensajes. Destaca lo más importante y asegúrate de que envías la información a quienes la necesitan.

     

    ¿Qué esperan los miembros de un organizador?
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    Lo has hecho. ¿Y ahora qué?

    ¡Dales las gracias a todos!

    Envíales mensajes personales y pídeles su opinión. Usa los comentarios del evento o las conversaciones para dar pie a la comunicación.

    Actualiza la lista de asistentes.

    Si alguien no asistió a pesar de que dijo que lo haría, escríbele y dile que lo echaste de menos. Ten una actitud positiva e invítalo a tu próximo Meetup.

    Programa tu próximo Meetup.

     

    Programa algo en el calendario lo antes posible. Si todavía no tienes programado el próximo Meetup, pídeles a los miembros que aporten ideas. Anima a las personas a inscribirse mientras hablas con ellos en el evento Meetup.

    Avisa sobre qué será lo siguiente.

    Envía un mensaje a lista de correo con cualquier novedad.

    Ten en cuenta las opiniones.

    Averigua lo que más le gustó a la mayoría y qué podría mejorarse. ¿Había demasiado tiempo dedicado a la conferencia, pero poco tiempo para compartir opiniones? Tenlo en cuenta y usa esas ideas para mejorar.

     

    Lista de referencia: después de tu Meetup
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    ¿Estás listo para tu Meetup? Aquí tienes cinco cosas que deberías hacer antes de reunirte.

    Crea un programa.

    Describe claramente el programa y el horario del Meetup. Si el Meetup tiene actividades previstas, avisa a los miembros de cuándo deben llegar. Si se trata más bien de un evento solo para relacionarse, déjalo claro.

    Reserva un lugar.

    Investiga lugares que puedan usarse para celebrar el Meetup. Pregúntale tus dudas al propietario o al responsable y ten en cuenta si tus miembros necesitan cumplir algún tipo de requisito.

    Envía un correo electrónico a los miembros inscritos.

    Confía en los asistentes habituales: no dudes en pedirles ayuda.

    Ponte en contacto personalmente con los recién llegados: iniciar una conversación los anima a asistir.

    Prepara todo lo necesario.

    Haz cárteles, prepara pegatinas para los nombres y asegúrate de tener todo lo que necesites para que tu Meetup sea un éxito.

     

    Dales la bienvenida a todos.

    Llega temprano y saluda a los asistentes conforme van llegando. Haz las presentaciones y pregúntales cosas interesantes.

    Ya estás listo. ¡Manos a la obra!

     

    Lista de referencia: antes de tu Meetup
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    Acabas de crear tu grupo. Es el momento de hacer planes en la vida real.

    ¿En qué estás interesado últimamente? ¿Qué te gustaría hacer? Con tu primer Meetup lo puedes hacer realidad.

    Programar un Meetup es muy fácil, así que no lo dejes para otro momento y añade algo al calendario. Inspírate observando a tu alrededor, echa un vistazo a otros grupos de Meetup o pregúntales a tus nuevos miembros si tienen alguna idea interesante. Hacer que formen parte de todo desde el principio genera confianza y hace más probable que asistan cuando llegue el momento.

    Los primeros eventos no tienen que ser algo tan imponente como escalar el Everest. Está bien empezar poco a poco mientras tu comunidad empieza a conocerse.

     

    Selecciona Programar en la página de inicio de tu grupo de Meetup

    Elige un nombre para tu Meetup (¡sé claro y breve!)

    Selecciona cuándo empezará el Meetup

    Elige dónde se celebrará: puedes seleccionar entre tus lugares favoritos o buscar uno diferente

    Envíale un correo electrónico a todos los que dijeron que asistirían. Recuérdales que estás deseando debatir si es mejor iniciar las presentaciones con un chiste o con un dato sorprendente o que estás deseando poner a prueba tus nuevas zapatillas.

    Sube una foto (¡elige algo que muestre la esencia de tu Meetup!)

    Describe a tus miembros qué se hará, qué tienen que traer, cómo te encontrarán, etc.

    Decide quién será el anfitrión

    Selecciona Programar

    Selecciona Anunciar el Meetup. ¡Tus miembros recibirán un correo electrónico animándolos a asistir!

     

    Programar tu primer Meetup
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    Estás relacionándote y construyendo una comunidad, ¿verdad? Pues, ¡felicidades!

    Dispones de muchas maneras de profundizar en tus relaciones y llevar tu comunidad un paso más allá.

    Sé amable en internet y en la vida real

     

    La comunicación genera confianza y mejora las relaciones. La forma en la que interactúas con tus miembros a través de internet es tan importante como la forma en que te relacionas en persona.

    Dale la bienvenida a todos: tus miembros son tus invitados; recíbelos de la misma manera que lo harías con alguien al que invitas a casa. Crea una rutina de bienvenida que funcione para ti. Envía un mensaje de bienvenida automático a los miembros nuevos y preséntalos ante los miembros veteranos iniciando una conversación en la página de inicio de tu grupo de Meetup.

    Proporciona información: ¡mantén informados a tus miembros! Actualiza los eventos de tu grupo de Meetup cuando cambien las horas y las ubicaciones.

    Sé útil: para tus miembros eres su guía. Asegúrate de responder a sus preguntas y ofrecer soluciones de forma permanente.

    Escucha y acepta la colaboración

    Tener en cuenta la opinión de tus miembros demuestra que los valoras.

    Sé abierto: diles a tus miembros que te sería muy útil saber su opinión para hacer cambios positivos. Escuchar y tener en cuenta sus ideas significa mucho.

    Sé sincero: cuando recibas comentarios sé sincero y diles los cambios que sí podrías llevar a cabo y por qué sería difícil implementar algunas sugerencias.

     

    Sé claro: reconoce que no tienes la solución para todo. Haz que tus miembros sepan cuáles son tus objetivos y no dudes en pedirles ayuda.

    Relaciónate, relaciónate y relaciónate

    Aunque tu Meetup se centre en una actividad o presentación muy concreta, reserva tiempo para relacionarse. Por ejemplo, si se trata de ver una película en grupo, es una buena idea reunirse antes en un bar o cafetería cercano para que todos tengan tiempo de presentarse. Si haces una presentación, reserva un tiempo para que todos tengan la oportunidad de relacionarse.

    Relacionarse lleva tiempo. Sé constante. Conseguirás tener una comunidad fuerte como la que deseas.

    ¿Qué hace que una comunidad perdure?
  • Si decides cerrar tu grupo de Meetup, todo el historial e información del grupo desaparecerá completamente de la plataforma (incluyendo fotografías, conversaciones y listas de miembros). Instamos a los organizadores a que informen a los miembros con suficiente antelación del cierre de un grupo. De ese modo, los miembros tendrán tiempo para conservar los recuerdos y las amistades que han forjado. Como alternativa, los organizadores deberían plantearse la posibilidad de designar a un miembro del grupo como nuevo organizador del mismo. Así, los miembros interesados podrán seguir reuniéndose.

    Si bien Meetup no permite exportar información de los grupos, los miembros y los organizadores pueden guardar contenido de forma manual sin inconveniente alguno.

    • En el caso del contenido por escrito, como las descripciones, los mensajes de bienvenida, las conversaciones o los mensajes de listas de correo, recomendamos copiar y pegar tal contenido en un documento, ya sea en un programa de almacenamiento en la nube tipo Google Drive o en un archivo local de ordenador.
    • En cuando a las fotos, puedes descargarlas o realizar capturas de ellas a partir del álbum de un grupo y guardarlas en tu ordenador o dispositivo.
    ¿Cómo guardo el contenido de mi grupo de Meetup?
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