La guía para organizadores

Adelante, reúne a la gente

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    ¡Enhorabuena! Estás creando algo importante que une a las personas.

    Suceden cosas muy especiales cuando una persona asiste y conoce a otras. Esta guía puede ayudarte a conseguir tus objetivos teniendo eso en cuenta.

    Nuestro Centro de ayuda está disponible para ayudarte en todo momento a aprender a utilizar nuestras herramientas, pero la Guía para organizadores te ofrecerá los consejos y la inspiración que necesitas para tener éxito en cualquier etapa de tu viaje en Meetup.

    ¿Acabas de crear tu grupo de Meetup (o estás pensando en hacerlo)?

    ¿Qué esperan los miembros de un organizador?

    Meetups inolvidables

    ¿Cómo hago que mi grupo de Meetup tenga éxito?

    Crear tu grupo de Meetup

    ¿Has creado tu grupo de Meetup y ya estás listo para ponerte en marcha?

    Programar tu primer Meetup

    Encontrar el lugar adecuado

    Hacer que tu comunidad se relacione

    Lista de referencia: antes de tu Meetup

    Lista de referencia: después de tu Meetup

    ¿Buscas nuevas formas de implicar a la gente?

    Promocionar tu grupo de Meetup

    Motivos por los que las personas se unen a los Meetups

    ¿Cómo consigo que los miembros no cancelen?

    Aprovechar las inscripciones

    Cómo mantener el contacto con tu comunidad

    Crear un equipo de organización

    ¿Qué hace que una comunidad perdure?

    ¿Cómo hacer que todos se sientan bienvenidos?

    Si algunos de tus Meetups ya han conocido el éxito, nos encantaría que los compartieras con nosotros. También puedes ayudar a otros organizadores de Meetup de tu ciudad compartiendo tu sabiduría y aprendiendo de ellos.

     

    Guía para organizadores de Meetup
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    Todas las comunidades empiezan con un "hola".

    En tu Meetup

    No olvides decirles "hola". Sé amable y agradable: míralos a los ojos, sonríe y preséntate lo antes posible individualmente.

    Crea expectativas. Recuérdales a todos cuál es el programa de este Meetup. Dejar claras las actividades del día hará que los miembros sepan qué hacer al llegar al Meetup.

    Anima el evento con preguntas interesantes. Prepara una o dos preguntas que los miembros puedan usar para conocerse. Elige preguntas divertidas y que estén relacionadas con el tema del Meetup.

    Entre Meetups

    Meetup tiene herramientas de comunicación para que la conversación siga fluyendo.

    Aprovecha la lista de correo.

     

    Envía un mensaje a los asistentes el día antes de un Meetup para recordárselo. Avisa de que habrá nuevos miembros, menciona que deseas verlos a todos y recuérdales cualquier cosa que tengan que traer.

    Escribe a los asistentes el día después del Meetup para agradecerles su asistencia y dar pie a que se abra la conversación. Menciona también las próximas actividades del grupo.

    Respeta el tiempo de tus miembros y no envíes más de 1 o 2 correos electrónicos por Meetup.

    Usa los comentarios para relacionarte.

     

    Responde a los miembros de forma rápida y amable con mensajes útiles. ¿Un miembro no puede asistir? Recuérdale cuándo es el siguiente Meetup y anímalo a asistir.

    Diles a los miembros cómo encontrarte (por ejemplo: estaré en la parte de atrás del local y es fácil reconocerme por mi pelo rosa) y anímalos a que te avisen si por cualquier motivo tienen que llegar tarde. ¡Eso hará que sepan que pueden asistir incluso si no pueden ser puntuales!

    Comenta ideas para el futuro en las Conversaciones.

    Sugiere ideas para nuevos Meetups y responde a las ideas de los miembros en esta herramienta de formato breve.

    Haz que la conversación fluya entre Meetups y crea una atmósfera en la que los miembros se sientan importantes y cómodos para relacionarse y compartir ideas.

     

    ¿Cómo hacer que todos se sientan bienvenidos?
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    Ya estés intercambiando mensajes con un miembro por primera vez o hablando con un asistente habitual en la vida real, hay expectativas que todos los miembros tienen sobre el organizador de un Meetup.

    Confianza

    Sé cercano.

     

    Sé un ejemplo. Saluda a todo el mundo cuando lleguen a tu Meetup. Presenta los nuevos miembros a todos los demás. Si dar la bienvenida es tu prioridad, otros miembros seguirán tu ejemplo.

    Comunícate. Responde a las preguntas y comentarios de tu Meetup en todo momento. Demostrarle a un miembro que estás allí para ayudarlo y darle la bienvenida fomenta la confianza, incluso si nunca lo habías conocido en persona.

    Autenticidad

    Sé tú mismo.

    Sé sincero con los miembros. Se puede generar confianza a través de una comunicación sincera y empática. Demuestra a tus miembros que eres cálido y accesible. Así ellos también lo serán.

    Delega parte del poder. Si confías en tus miembros, eso los animará a confiar también en ti. Crea un equipo de organización y enseña a tus organizadores a que defiendan y respeten los valores del grupo.

     

    Acepta la colaboración. No estás solo. Escucha y fomenta que los miembros compartan sus ideas para nuevos Meetups, te den recomendaciones de lugares y opinen en general.

    Sé activo. Asegúrate de que tus miembros saben qué será lo próximo. ¡No dejes de programar Meetups!

    Respeto

    Sé amable.

    Para ser amable y cálido es esencial que respetes a tus miembros. Quieren ser parte de tu comunidad, así que haz que todo sea fácil para ellos.

    No te salgas del tema. Programa Meetups centrados en los objetivos de tu comunidad. Intenta no hacer demasiados Meetup que se alejen del objetivo del grupo.

    No te pases con los mensajes en la plataforma. Hay una gran diferencia entre mantener informado a alguien y saturarlo con correos electrónicos. Sé respetuoso y resume tus mensajes. Destaca lo más importante y asegúrate de que envías la información a quienes la necesitan.

     

    ¿Qué esperan los miembros de un organizador?
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    Haz un Meetup para que dé inicio a una gran comunidad.

    Crea un nombre atractivo

    El nombre de tu Meetup es una invitación a tu futura comunidad. Asegúrate de que tus futuros miembros se sientan bienvenidos y conozcan de qué trata.

    Sé concreto. Haz que todos sepan fácilmente si este lugar es para ellos.

    Usa adjetivos precisos, ubicaciones y verbos de acción. Por ejemplo: Corredores principiantes de Guadalajara o Aficionados a los coches de Barcelona

    Usa palabras que reflejen de qué es tu grupo o qué quiere ser. Por ejemplo: Chicas programadoras

    Sé breve. Nunca se sabe si tu nueva comunidad hará camisetas con su nombre en el futuro.

    No uses tu nombre propio: tu Meetup es para tu comunidad, no solo para ti.

    Escribe bien: comprueba si hay errores de escritura. ¿No estás seguro? Usa SpanishChecker.

    Haz una descripción fascinante

    Sé claro y sincero: esto generará confianza con tus futuros miembros.

     

    ¿Por qué estás creando este grupo de Meetup?

    ¿Cómo fomenta la creación de una comunidad?

    ¿Qué quieres que la gente consiga con tus Meetups?

    Descríbeles lo que este Meetup va a hacer por ellos y también lo que ellos tienen que hacer por la comunidad.

    Elige los temas correctos

    Los temas que eliges al crear tu Meetup son los que usamos para encontrar a tus nuevos miembros. Por eso debes seleccionar bien los temas relacionados con tu Meetup. Tener muy pocos temas o demasiados temas no relacionados hará difícil que los miembros adecuados lo encuentren. El límite es de 15, así que elige bien.

    Exprésate

    Sé cercano y amable y déjale claro a los miembros el espíritu de tu grupo.

    Sube una foto de portada. Si tienes un logo, no olvides usarlo. En caso contrario, elige algo que represente la identidad de tu Meetup (¡y de ti!). Puedes buscar en algún sitio de fotografías de archivo gratuitas como Unsplash o Pexels hasta que tengas algunas fotos propias de tus eventos.

    Programa tu primer Meetup de inmediato. Eso hará que en cuanto los miembros se unan puedan asistir e involucrarse desde el principio.

     

    ¡Felicidades! Estás preparado para comenzar tu Meetup.

    Una vez que se haya revisado tu grupo y haya sido aprobado, buscaremos miembros que hayan expresado interés en los temas que elegiste. Esos miembros recibirán un correo electrónico anunciando tu grupo de Meetup y una invitación para unirse.

    Revísalo todo bien y asegúrate de haber dicho todo lo que querías. Tu anuncio puede marcar el destino de tu grupo desde el principio.

    Crear tu grupo de Meetup
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    ¿Estás listo para tu Meetup? Aquí tienes cinco cosas que deberías hacer antes de reunirte.

    Crea un programa.

    Describe claramente el programa y el horario del Meetup. Si el Meetup tiene actividades previstas, avisa a los miembros de cuándo deben llegar. Si se trata más bien de un evento solo para relacionarse, déjalo claro.

    Reserva un lugar.

    Investiga lugares que puedan usarse para celebrar el Meetup. Pregúntale tus dudas al propietario o al responsable y ten en cuenta si tus miembros necesitan cumplir algún tipo de requisito.

    Envía un correo electrónico a los miembros inscritos.

    Confía en los asistentes habituales: no dudes en pedirles ayuda.

    Ponte en contacto personalmente con los recién llegados: iniciar una conversación los anima a asistir.

    Prepara todo lo necesario.

    Haz cárteles, prepara pegatinas para los nombres y asegúrate de tener todo lo que necesites para que tu Meetup sea un éxito.

     

    Dales la bienvenida a todos.

    Llega temprano y saluda a los asistentes conforme van llegando. Haz las presentaciones y pregúntales cosas interesantes.

    Ya estás listo. ¡Manos a la obra!

     

    Lista de referencia: antes de tu Meetup
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    Acabas de crear tu grupo. Es el momento de hacer planes en la vida real.

    ¿En qué estás interesado últimamente? ¿Qué te gustaría hacer? Con tu primer Meetup lo puedes hacer realidad.

    Programar un Meetup es muy fácil, así que no lo dejes para otro momento y añade algo al calendario. Inspírate observando a tu alrededor, echa un vistazo a otros grupos de Meetup o pregúntales a tus nuevos miembros si tienen alguna idea interesante. Hacer que formen parte de todo desde el principio genera confianza y hace más probable que asistan cuando llegue el momento.

    Los primeros eventos no tienen que ser algo tan imponente como escalar el Everest. Está bien empezar poco a poco mientras tu comunidad empieza a conocerse.

     

    Selecciona Programar en la página de inicio de tu grupo de Meetup

    Elige un nombre para tu Meetup (¡sé claro y breve!)

    Selecciona cuándo empezará el Meetup

    Elige dónde se celebrará: puedes seleccionar entre tus lugares favoritos o buscar uno diferente

    Envíale un correo electrónico a todos los que dijeron que asistirían. Recuérdales que estás deseando debatir si es mejor iniciar las presentaciones con un chiste o con un dato sorprendente o que estás deseando poner a prueba tus nuevas zapatillas.

    Sube una foto (¡elige algo que muestre la esencia de tu Meetup!)

    Describe a tus miembros qué se hará, qué tienen que traer, cómo te encontrarán, etc.

    Decide quién será el anfitrión

    Selecciona Programar

    Selecciona Anunciar el Meetup. ¡Tus miembros recibirán un correo electrónico animándolos a asistir!

     

    Programar tu primer Meetup
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    Tú y tus miembros es lo que hace que Meetup sea tan importante.

    Sabemos que hay muchísimos organizadores y miembros en todo el mundo que están creando comunidades muy influyentes y abiertas. Queremos escuchar cómo están logrando que esas comunidades sean todo un éxito.

    ¡Podrías tener la oportunidad de aparecer en algunos de nuestros mensajes de correo electrónico, en las páginas de Meetup en Instagram, Twitter o Facebook y en cualquier otro contenido dedicado a inspirar a otros organizadores!

    ¡Si crees que tu grupo de Meetup representa nuestros valores, cuéntanoslo!

     

    Enséñanos las mejores fotos de tus Meetups

    Comparte cómo ha logrado tu Meetup crear una comunidad

    Cuéntanos la historia de tu Meetup
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