Grundlagen organisieren

Hilf bei der Erstellung deines Gruppennamens bis zur Planung deines ersten Meetups

  • Du möchtest eine Meetup-Gruppe gründen? Hier findest du drei Tipps, die dir dabei helfen.

    1K5A6339.jpg

    Mit der Gründung einer Meetup-Gruppe kannst du ganz einfach neue Leute kennenlernen, eine Fähigkeit weitergeben, dein Unternehmen fördern oder die Community aufbauen, in der du dich bewegen möchtest. Wir geben dir ein paar Tipps, damit du dir überlegen kannst, wie deine Gruppe aussehen soll.

    Recherchiere

    Du hast nur eine vage Idee für ein Gruppenthema? Dann recherchiere zunächst auf der Meetup-Plattform. Suche nach Gruppen in deiner Region – oder auf der ganzen Welt –, in denen es um Themen geht, die dich interessieren. Vielleicht findest du einige Ideen in Gruppen, die auf der anderen Seite der Erde bestehen.

    Sei unkonventionell

    Viele Gruppen auf Meetup kombinieren zwei Interessen oder definieren sich über ein einzigartiges Merkmal. Wenn du eine besondere Gruppe gründen möchtest, kombiniere zwei Dinge, die du liebst: Wein und Holzarbeiten, Stammtisch und Stricken, Meditation mit deinem Hund oder IPAs und APIs sind nur einige Beispiele für Gruppen, die sich von der Masse abheben.

    Mach's nicht kompliziert

    Die Gründung einer Meetup-Gruppe muss nicht kompliziert sein und sollte nicht deine gesamte Zeit in Anspruch nehmen. Wenn du einfach neue Leute kennenlernen möchtest, versuche es mit einfachen Ideen wie beispielsweise:

    Ein regelmäßiger Mittwochabendspaziergang mit deinen Nachbarn
    Lockere Treffen, bei denen ihr euch über ein Hobby austauscht oder es ausübt
    Einmal im Monat zusammen einen Film anschauen

    Kann es losgehen?

    Ideen für die Gründung einer Meetup-Gruppe
  •  

    Gründe ein Meetup, das Gleichgesinnte anspricht.

    Überleg dir einen einladenden Namen

    Der Name deines Meetups ist wie eine Einladung an deine zukünftige Community. Stell sicher, dass sich alle zukünftigen Teilnehmer willkommen fühlen und wissen worum es dir geht.

    Sei konkret. Man soll gleich das Gefühl haben, dass dein Meetup genau das ist, wonach man gesucht hat.

    Verwende präzise Adjektive, Ortsangaben und handlungsorientierte Verben, z. B. "Bärtige Wanderfreunde in München" oder "Hamburger Bootsliebhaber".

     

    Verwende Wörter, die dich oder dein Ziel beschreiben, z. B. "Mädels, die programmieren".

    Fass dich kurz – vielleicht muss es schon bald auf ein Team-T-Shirt passen.

    Verzichte darauf, deinen eigenen Namen zu verwenden – dein Meetup ist für alle, nicht nur für dich.

    Rechtschreibung ist wichtig – prüfe auf Tippfehler. Im Zweifel hilft dir eine Software.

    Formuliere eine packende Beschreibung

     

    Sei klar und authentisch - dadurch baust du Vertrauen zu deinen zukünftigen Teilnehmern auf.

    Warum startest du diese Meetup Gruppe?

    Wie fördert es die Community?

    Was sollen die Teilnehmer von deinen Meetups mit auf den Weg nehmen?

    Wie hilft dieses Meetup deinen Teilnehmern und was müssen sie dafür tun?

    Wähl die richtigen Themen

    Wir nutzen deine Themenauswahl, um dir bei der Suche nach Teilnehmern zu helfen. Wähl Themen, die am besten zu deinem Meetup passen. Zu wenige oder zu viele unpassende Themen machen es potenziellen Teilnehmern schwer, dein Meetup zu finden. Du kannst maximal 15 Themen auswählen – nutze sie sinnvoll.

    Teil dich mit

    Sei ehrlich und authentisch, damit deine Teilnehmer wissen, was sie bei deinem Meetup erwartet.

     

    Lade ein Foto hoch – falls du ein Logo hast, nutze es. Alternativ kannst du ein anderes Bild auswählen, das zu deinem Meetup (und dir) passt. Solange du noch keine eigenen Fotos von Meetups hast, kannst du kostenlose Foto-Datenbanken nutzen (z. B. Unsplash oder Pexels).

    Plane sofort dein erstes Meetup – damit stellst du sicher, dass sich neue Mitglieder sofort einbringen können, wenn sie deiner Gruppe beitreten.

    Glückwunsch! Du bist bereit für dein erstes Meetup.

     

    Sobald wir dein Meetup geprüft und freigegeben haben, suchen wir nach Mitgliedern, die Interesse an deiner Themenauswahl haben. Diese Mitglieder erhalten eine E-Mail mit einer Ankündigung und Einladung zu deinem Meetup.

    Nimm dir einen Moment Zeit und überleg, ob du alles Wichtige mitgeteilt hast. Deine Ankündigung ist entscheidend für den ersten Eindruck – sende eine klare Botschaft.

    Deine Meetup Gruppe gründen
  • Es spielt keine Rolle, ob es dein erstes oder dein hundertstes Meetup ist, denke immer daran, welches Erlebnis du bieten möchtest.

     

    Logistik

    Wenn der Ort passt, erreichst du auch deine Ziele besser. Denk dabei immer an die Bedürfnisse aller Teilnehmer.

    Wie viele Teilnehmer erwartest du?

    Welchen Platz/Raum brauchst du für die geplanten Aktivitäten?

    Brauchst du Platz zum Tanzen? Macht ihr Yoga?

    Welche spezielle Ausstattung benötigst du?

    Internetzugang

    Audio / Video Bedarf

    Sichere Aufbewahrung für Wertsachen

    Benötigen deine Teilnehmer besondere Einrichtungen?

    Barrierefreiheit

    Wickeltische für Familien

    Umkleidekabinen oder WC

    Atmosphäre

     

    Suche einen Ort aus, an dem sich alle Teilnehmer wohlfühlen können. Du entscheidest, welche Atmosphäre am besten zu deinem Meetup passt.

    Falls Ihr euch in einem Lokal trefft, dann melde dies vorab dort an und motiviere deine Teilnehmer, Getränke oder Snacks zu bestellen.

    Wie soll dein Meetup ablaufen?

    Ein Buchclub in einem ruhigen, gemütlichen Café?

    Eine moderierte Diskussion unter jungen Unternehmern?

    Eine lebhafte Happy Hour während eines Fußballspiels?

    Ressourcen

     

    Yelp: Mit Yelp kannst du schnell Meinungen zu lokalen Orten finden. Yelp Bewertungen haben dabei oftmals Details, die nicht auf der offiziellen Website zu finden sind. So kannst du schnell in Erfahrungen bringen, ob Kreditkarten akzeptiert werden, es genug Parkplätze gibt und ob der Ort gut für Gruppen geeignet ist?

    Google Maps: Du kannst Google Maps nutzen, um Orte in der Umgebung zu entdecken. Hier kannst du persönliche Erfahrungsberichte von Nutzern lesen, Stoßzeiten erkennen und Vorschläge für ähnliche Orte in der Gegend erhalten.

    Crowdsourcing: Deine Meetup Mitglieder teilen deine Interessen und haben demnach sicher gute Ideen für geeignete Treffpunkte. Frag sie nach Ihren Ideen, vielleicht hat sogar jemand Beziehungen zu den Betreibern des perfekten Standortes.

     

    Lokale Gemeinschaftsräume: Oftmals gibt es Orte zur Förderung lokaler Communities. Falls das von der Atmosphäre her passt, kannst du dein Meetup dort veranstalten.

    Bibliotheken

    Gemeinschaftszentren

    Proberäume

    Wie auch immer du dich entscheidest, sieh dir den Ort persönlich an. Bilder, Erfahrungsberichte und Empfehlungen sind kein Ersatz für eine Besichtigung vor Ort.

    Finde den richtigen Ort für dein Meetup
  •  

    Jede Community beginnt mit der Begrüßung

    Bei deinem Meetup

    Nimm dir Zeit "Hallo" zu sagen. Stell dich so schnell wie möglich vor, sei dabei herzlich und schau deinen Teilnehmern freundlich lächelnd in die Augen.

    Erwartungsmanagement. Erinnere an die Agenda des Meetups. Wenn klar ist, wie der Tag abläuft, haben deine Teilnehmer gleich etwas, woran sie sich orientieren können.

    Eröffne die Diskussion mit spannenden Fragen für die Gruppe. Bereite einige Fragen vor, die die Teilnehmer zum Kennenlernen nutzen können. Die Fragen sollten konkret sein, zum Thema des Meetups passen und Spaß machen.

    Zwischen Meetups

    Meetup bietet dir Tools, um die Kommunikation am Laufen zu halten.

    Nutze den E-Mail-Verteiler.

    Sende am Tag vor dem Meetup eine Erinnerungs-E-Mail an die Teilnehmer. Erwähne, dass neue Teilnehmer dabei sein werden, erinnere an benötigtes Material und teile mit, wie sehr du dich auf das Meetup freust

    Schreib den Teilnehmern am Tag nach dem Meetup. Bedank dich für die Teilnahme, führe die Diskussion fort und gib einen kleinen Ausblick auf das, was als Nächstes kommen kann.

    Denk daran, deine Mitglieder zeitlich nicht zu überfordern – beschränke dich auf 1-2 E-Mails pro Meetup.

    Nutze die Kommentarfunktion.

    Antworte Mitgliedern zeitnah mit hilfreichen, informativen Kommentaren. Ein Mitglied kann nicht teilnehmen? Gib Bescheid, wann das nächste Meetup stattfindet und lade gleich dazu ein.

    Beschreibe Mitgliedern wie sie dich finden können (z. B. “Ich bin die Frau mit den pinken Haaren am Ecktisch”) und bitte sie bei Verspätungen Bescheid zu geben. Versichere ihnen, dass sie trotzdem willkommen sind, auch wenn sie erst etwas später kommen können.

    Mach ein Brainstorming dazu, was als Nächstes kommt.

    Nutze das Diskussions-Tool, um Vorschläge für neue Meetups zu machen und auf Vorschläge von Mitgliedern zu antworten.

    Halte die Diskussion zwischen den Meetups am Leben und schaff eine Atmosphäre, in der sich jeder Teilnehmer eingeladen fühlt, zu der Diskussion mit eigenen Ideen beizutragen.

     

    Wie schaff ich es, dass sich jeder willkommen fühlt?
  •  

    Es gibt ein paar Dinge, die von einem Meetup Organisator erwartet werden - unabhängig davon, ob du das erste Mal online mit jemandem Kontakt hast oder regelmäßige Teilnehmer in Person triffst.

    Vertrauen

    Sei ehrlich.

    Sei ein gutes Vorbild. Begrüße jeden, der zu deinem Meetup kommt. Nimm dir Zeit, um die Teilnehmer einander vorzustellen. Andere Leute werden sich ein Beispiel an dir nehmen.

    Kommuniziere. Achte darauf, Fragen und Kommentare in deiner Meetup Gruppe schnell zu beantworten. Wenn du einem Teilnehmer zeigst, dass du da bist um zu helfen, kannst du schon vor dem ersten Treffen Vertrauen aufbauen.  

    Authentizität

     

    Sei du selbst.

    Informiere alle Teilnehmer über deine Erwartungen und setze auf ehrliche Kommunikation und Empathie. Deine Teilnehmer werden genauso warm und offen sein, wie du es bist.

    Übertrage Verantwortung. Wenn du deinen Mitgliedern vertraust, dann werden sie dir auch vertrauen. Baue ein Führungsteam auf und hilf deinen Organisatoren, für deine Werte einzustehen.

    Zusammenarbeit. Du bist nicht allein. Frag deine Teilnehmer nach Meetup Ideen, Empfehlungen für Veranstaltungsorte und Feedback. Sei offen für Veränderungen.

    Bleib aktiv. Stelle sicher, dass deine Teilnehmer immer wissen, was als nächstes ansteht. Plane stets die nächsten Meetups!

    Respekt

    Sei entspannt.

    Sei freundlich und einladend und zeige deinen Mitgliedern damit Respekt. Mach es ihnen leicht, ein Teil deiner Community sein.

    Bleib beim Thema. Plane Meetups, die den Zielen deiner Community entsprechen. Vermeide es, zu viele Meetups zu planen, die nicht zu deinem Thema passen.

    Finde die richtige Balance bei der Kommunikation.

    Es macht einen Unterschied, ob du Leute informierst oder sie mit E-Mails überhäufst.

    Sei respektvoll und prägnant in deinen Nachrichten. Hebe wichtige Aspekte hervor und stelle sicher, dass du Mitteilungen nur an die Teilnehmer versendest, die sie wirklich benötigen.

    Was erwarten die Mitglieder von einem Organisator
  •  

    Du hast es geschafft. Und jetzt?

    Sag danke!

    Sende persönliche Nachrichten und frage nach Feedback. Nutze die Kommentar-/ oder Diskussionsfunktion im Event, um in Verbindung zu bleiben.

    Aktualisiere die Teilnehmerliste.

    Falls Personen trotz Zusage nicht teilgenommen haben, kannst du nachfragen und sagen, dass du sie vermisst hast. Bleibe dabei positiv und lade sie zum nächsten Meetup ein.

    Plane das nächste Meetup.

    Falls das nächste Meetup noch nicht im Kalender steht, dann beginn sofort mit der Planung. Binde deine Mitglieder ein und frag nach Ideen. Bitte Mitglieder um eine Zu-/Absage, wenn du sie persönlich triffst.

    Gib einen Ausblick, was als Nächstes kommt.

    Sende Neuigkeiten an den E-Mail-Verteiler.

    Nutze Feedback.

    Finde heraus, was gut angekommen ist und was zukünftig besser laufen könnte. Zu viel programmieren und zu wenig Kaffee? Bewerte das Feedback und entwickle Ideen zur Verbesserung.

     

    Checkliste: Nach deinem Meetup
  •  

    Bist du bereit für dein Meetup? Fünf Dinge, die du vor dem Treffen erledigen solltest.

    Erstell eine Agenda.

    Füge deiner Meetup-Beschreibung einen klaren Zeitplan hinzu. Gib den Teilnehmern Bescheid, ob sie zu einer bestimmten Zeit da sein sollen, oder ob es sich eher um eine lockere Veranstaltung handelt.

    Buche einen Veranstaltungsort.

    Recherchiere passende Orte und frag bei den Betreibern an. Kläre ab, ob die Teilnehmer besondere Einrichtungen vor Ort benötigen.

    Sende eine E-Mail-Erinnerung an die Teilnehmer.

    Binde deine Stammgäste ein – sie helfen dir sicher gerne.

     

    Melde dich persönlich bei neuen Teilnehmern. Der direkte Kontakt erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie kommen.

    Bereite alles vor.

    Besorge Schilder, Namenskarten und stell sicher, dass du auch sonst alles für ein erfolgreiches Meetup vorbereitet hast.

    Heiße alle willkommen.

    Sei früh da, damit du alle Gäste begrüßen kannst. Stelle sie einander vor und lerne sie selbst mit geeigneten Fragen kennen.

    Du bist bereit – es kann losgehen!

     

    Checkliste: Vor deinem Meetup
  •  

    Jetzt bist du dran! Zeit, das erste Meetup zu planen.

    Wofür interessierst du dich aktuell? Was möchtest du bei deinem ersten Meetup unternehmen?

    Es sind nur ein paar Schritte notwendig, um dein erstes Meetup zu planen und schon steht’s im Kalender. Lass dich von deinem Umfeld oder anderen Meetup Gruppen inspirieren, oder frag deine Mitglieder nach coolen Ideen. Indem du sie von Anfang an mit in die Planung einbeziehst, schaffst du Vertrauen und es ist wahrscheinlicher, dass sie zum Meetup erscheinen.

    Bei euren ersten Events müsst ihr nicht direkt den Mt. Everest besteigen. Es ist völlig ok, es langsam anzugehen und euch erstmal kennenzulernen.

    Wähl Planen auf der Homepage deiner Meetup Gruppe.

    Gib deinem Meetup einen Namen (klar und prägnant formuliert)

    Wähl eine Startzeit für dein Meetup

    Entscheide wo ihr euch trefft wähl deine Lieblingslocation oder probier etwas Neues aus

    Sende eine E-Mail an alle Mitglieder, die zugesagt haben. Schreib ihnen, dass du dich schon darauf freust, mit ihnen über Cold Brews vs. Filterkaffee zu diskutieren oder dass du endlich deine neuen Wanderschuhe einweihen möchtest.

    Lade ein Foto hoch, das euer Meetup bereits gut beschreibt

    Gib deinen Mitgliedern Bescheid was ihr unternehmt, ob sie etwas mitbringen sollen, wie ihr euch findet etc.

    Entscheide wer der Veranstalter sein soll

    Wähl Festlegen

    Wähl Meetup bekanntgeben   deine Mitglieder erhalten eine Einladungs-E-Mail.  

    Plane dein erstes Meetup
  •  

    Du hast deine Leute gefunden und eine Community aufgebaut Glückwunsch!

    Es gibt viele Möglichkeiten, deine Beziehungen zu vertiefen und deine Community zu stärken.

    Sei herzlich und offen online und offline

    Durch Kommunikation baust du Vertrauen und Beziehungen auf. Der Umgang mit deinen Mitgliedern ist online genauso wichtig wie beim persönlichen Treffen.

    Heiße jeden willkommen: Deine Mitglieder sind deine Gäste, begrüße sie so herzlich wie Gäste bei dir zu Hause. Finde eine Begrüßung die zu dir passt. Neue Mitglieder kannst du mit einer automatisierten Willkommensnachricht begrüßen und sie anschließend der Gruppe in einer Diskussion vorstellen.

     

    Biete Informationen: Halte deine Mitglieder auf dem Laufenden. Aktualisiere deine Meetup Events, z. B. wenn sich Zeit oder Ort ändern.

    Sei hilfsbereit: Deine Mitglieder suchen deine Unterstützung – stell sicher, dass du konsequent ihre Fragen beantwortest.

    Zuhören und zusammenarbeiten

    Indem du um Feedback bittest, zeigst du deinen Mitgliedern, dass du ihnen zuhörst.

    Sei offen: Lass deine Mitglieder wissen, dass du jederzeit dankbar für Feedback bist und dieses auch gerne umsetzt. Es ist wichtig, zuzuhören und Ideen anzunehmen.

    Sei ehrlich: Wenn du Feedback erhalten hast, gib deinen Mitgliedern ein ehrliches Update, welche Vorschläge du umsetzen möchtest und welche nicht und warum.

    Sei transparent: Es ist okay, nicht sofort die Antwort auf alle Fragen zu haben. Teile deinen Mitgliedern deine Ziele mit und trau dich, sie um Hilfe zu bitten.

    Nimm dir Zeit für Kontaktpflege

    Es kann sein, dass es bei deinem Meetup hauptsächlich um eine spezielle Aktivität oder einen bestimmten Vortrag geht – plane trotzdem Zeit für persönliche Gespräche ein. Solltet ihr z. B. zusammen ins Kino gehen, dann trefft euch vorher in einem Café oder einer Bar, damit sich alle vorstellen können. Solltest du einen Vortrag halten, dann plane in der Agenda Zeit für lockeres Netzwerken ein.

    Persönliche Beziehungen brauchen Zeit – nimm sie dir. Als Belohnung entsteht genau die starke Community, die du dir wünschst.

    Was hält eine Community am Leben?
  • Wenn du dich dazu entschließt, deine Meetup-Gruppe zu schließen, werden der Verlauf und die Informationen der Gruppe vollständig von der Plattform entfernt. Dies betrifft Fotos, Diskussionen und Mitgliederlisten. Wir ermutigen Organisatoren dazu, Mitglieder im Voraus über die Gruppenschließung zu informieren. Dadurch kann jeder seine Erinnerungen und Freundschaften sichern, die im Laufe der Zeit entstanden sind. Alternativ können Organisatoren ein anderes Gruppenmitglied als neuen Organisator ernennen. Dann haben interessierte Mitglieder weiterhin die Möglichkeit, Meetups zu veranstalten.

    Obwohl das Exportieren von Gruppeninformationen bei Meetup nicht möglich ist, können Mitglieder und Organisatoren jederzeit Inhalte manuell speichern.

    • Wir empfehlen, schriftliche Inhalte, wie Gruppen- oder Meetup-Beschreibungen, Willkommensnachrichten, Diskussionen und Nachrichten der Mailingliste zu kopieren und in ein Dokument einzufügen, das entweder ein Cloud-Speicherprogramm wie Google Drive oder eine Datei auf deinem Computer sein kann.
    • Fotos kannst du entweder herunterladen oder von einem Gruppenalbum Screenshots machen und sie auf deinem Computer oder Gerät speichern.
    Wie kann ich Inhalte meiner Meetup-Gruppe speichern?
Meetup Organization Network logo

Want to learn more in person. Join the orgaizer network and see if there is a real life Meetup happening around you. There be people who have done this before, ready to help and you can be part of something special.

Join the org network