Der Guide für Meetup Organisatoren

Los geht's – bringe Menschen zusammen

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    Herzlichen Glückwunsch! Du bringst Menschen zusammen.

    Es passieren großartige Dinge, wenn Menschen sich gegenseitig unterstützen und wir helfen dir dabei, deine Meetup Ziele zu erreichen.

    In unserem Help Center findest du jederzeit Hilfestellungen zu unseren Tools. Unser Guide für Organisatoren bietet dir Inspiration und Tipps auf dem Weg zum erfolgreichen Meetup.

    Du hast deine Meetup Gruppe gerade gegründet (oder denkst noch darüber nach)?

    Was erwarten die Mitglieder von einem Organisator?

    Meetups, die etwas bewegen

    Wie wird meine Meetup Gruppe zum Erfolg?

    Eine Meetup Gruppe gründen

    Du hast eine Meetup Gruppe gegründet und bist bereit, richtig durchzustarten?

    Dein erstes Meetup planen

    Finde den richtigen Ort für dein Meetup

    Vernetze deine Community untereinander

    Checkliste: Vor deinem Meetup

    Checkliste: Nach deinem Meetup

    Suchst du nach unterschiedlichen Möglichkeiten, mit deinen Mitgliedern in Kontakt zu kommen?

    Bewirb deine Meetup Gruppe

    Warum treten Mitglieder einem Meetup bei?

    Wie erreiche ich, dass die Teilnehmer zum Meetup erscheinen?

    Hol das Maximum aus deinen RSVPs heraus

    Wie bleibst du mit deiner Community in Kontakt?

    Ein Führungsteam aufbauen

    Was hält eine Community am Leben?

    Wie fühlt sich jeder willkommen?

    Falls du bereits erfolgreiche Meetups veranstaltet hast, freuen wir uns, wenn du deine Erfahrungen mit uns teilst! Du kannst auch Organisatoren Meetups in deiner Nähe besuchen, wo ihr voneinander lernen und eure Erfahrungen austauschen könnt.

    Die Tour für Meetup Organisatoren
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    Jede Community beginnt mit der Begrüßung

    Bei deinem Meetup

    Nimm dir Zeit "Hallo" zu sagen. Stell dich so schnell wie möglich vor, sei dabei herzlich und schau deinen Teilnehmern freundlich lächelnd in die Augen.

    Erwartungsmanagement. Erinnere an die Agenda des Meetups. Wenn klar ist, wie der Tag abläuft, haben deine Teilnehmer gleich etwas, woran sie sich orientieren können.

    Eröffne die Diskussion mit spannenden Fragen für die Gruppe. Bereite einige Fragen vor, die die Teilnehmer zum Kennenlernen nutzen können. Die Fragen sollten konkret sein, zum Thema des Meetups passen und Spaß machen.

    Zwischen Meetups

    Meetup bietet dir Tools, um die Kommunikation am Laufen zu halten.

    Nutze den E-Mail-Verteiler.

    Sende am Tag vor dem Meetup eine Erinnerungs-E-Mail an die Teilnehmer. Erwähne, dass neue Teilnehmer dabei sein werden, erinnere an benötigtes Material und teile mit, wie sehr du dich auf das Meetup freust

    Schreib den Teilnehmern am Tag nach dem Meetup. Bedank dich für die Teilnahme, führe die Diskussion fort und gib einen kleinen Ausblick auf das, was als Nächstes kommen kann.

    Denk daran, deine Mitglieder zeitlich nicht zu überfordern – beschränke dich auf 1-2 E-Mails pro Meetup.

    Nutze die Kommentarfunktion.

    Antworte Mitgliedern zeitnah mit hilfreichen, informativen Kommentaren. Ein Mitglied kann nicht teilnehmen? Gib Bescheid, wann das nächste Meetup stattfindet und lade gleich dazu ein.

    Beschreibe Mitgliedern wie sie dich finden können (z. B. “Ich bin die Frau mit den pinken Haaren am Ecktisch”) und bitte sie bei Verspätungen Bescheid zu geben. Versichere ihnen, dass sie trotzdem willkommen sind, auch wenn sie erst etwas später kommen können.

    Mach ein Brainstorming dazu, was als Nächstes kommt.

    Nutze das Diskussions-Tool, um Vorschläge für neue Meetups zu machen und auf Vorschläge von Mitgliedern zu antworten.

    Halte die Diskussion zwischen den Meetups am Leben und schaff eine Atmosphäre, in der sich jeder Teilnehmer eingeladen fühlt, zu der Diskussion mit eigenen Ideen beizutragen.

     

    Wie schaff ich es, dass sich jeder willkommen fühlt?
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    Es gibt ein paar Dinge, die von einem Meetup Organisator erwartet werden - unabhängig davon, ob du das erste Mal online mit jemandem Kontakt hast oder regelmäßige Teilnehmer in Person triffst.

    Vertrauen

    Sei ehrlich.

    Sei ein gutes Vorbild. Begrüße jeden, der zu deinem Meetup kommt. Nimm dir Zeit, um die Teilnehmer einander vorzustellen. Andere Leute werden sich ein Beispiel an dir nehmen.

    Kommuniziere. Achte darauf, Fragen und Kommentare in deiner Meetup Gruppe schnell zu beantworten. Wenn du einem Teilnehmer zeigst, dass du da bist um zu helfen, kannst du schon vor dem ersten Treffen Vertrauen aufbauen.  

    Authentizität

     

    Sei du selbst.

    Informiere alle Teilnehmer über deine Erwartungen und setze auf ehrliche Kommunikation und Empathie. Deine Teilnehmer werden genauso warm und offen sein, wie du es bist.

    Übertrage Verantwortung. Wenn du deinen Mitgliedern vertraust, dann werden sie dir auch vertrauen. Baue ein Führungsteam auf und hilf deinen Organisatoren, für deine Werte einzustehen.

    Zusammenarbeit. Du bist nicht allein. Frag deine Teilnehmer nach Meetup Ideen, Empfehlungen für Veranstaltungsorte und Feedback. Sei offen für Veränderungen.

    Bleib aktiv. Stelle sicher, dass deine Teilnehmer immer wissen, was als nächstes ansteht. Plane stets die nächsten Meetups!

    Respekt

    Sei entspannt.

    Sei freundlich und einladend und zeige deinen Mitgliedern damit Respekt. Mach es ihnen leicht, ein Teil deiner Community sein.

    Bleib beim Thema. Plane Meetups, die den Zielen deiner Community entsprechen. Vermeide es, zu viele Meetups zu planen, die nicht zu deinem Thema passen.

    Finde die richtige Balance bei der Kommunikation.

    Es macht einen Unterschied, ob du Leute informierst oder sie mit E-Mails überhäufst.

    Sei respektvoll und prägnant in deinen Nachrichten. Hebe wichtige Aspekte hervor und stelle sicher, dass du Mitteilungen nur an die Teilnehmer versendest, die sie wirklich benötigen.

    Was erwarten die Mitglieder von einem Organisator
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    Gründe ein Meetup, das Gleichgesinnte anspricht.

    Überleg dir einen einladenden Namen

    Der Name deines Meetups ist wie eine Einladung an deine zukünftige Community. Stell sicher, dass sich alle zukünftigen Teilnehmer willkommen fühlen und wissen worum es dir geht.

    Sei konkret. Man soll gleich das Gefühl haben, dass dein Meetup genau das ist, wonach man gesucht hat.

    Verwende präzise Adjektive, Ortsangaben und handlungsorientierte Verben, z. B. "Bärtige Wanderfreunde in München" oder "Hamburger Bootsliebhaber".

     

    Verwende Wörter, die dich oder dein Ziel beschreiben, z. B. "Mädels, die programmieren".

    Fass dich kurz – vielleicht muss es schon bald auf ein Team-T-Shirt passen.

    Verzichte darauf, deinen eigenen Namen zu verwenden – dein Meetup ist für alle, nicht nur für dich.

    Rechtschreibung ist wichtig – prüfe auf Tippfehler. Im Zweifel hilft dir eine Software.

    Formuliere eine packende Beschreibung

     

    Sei klar und authentisch - dadurch baust du Vertrauen zu deinen zukünftigen Teilnehmern auf.

    Warum startest du diese Meetup Gruppe?

    Wie fördert es die Community?

    Was sollen die Teilnehmer von deinen Meetups mit auf den Weg nehmen?

    Wie hilft dieses Meetup deinen Teilnehmern und was müssen sie dafür tun?

    Wähl die richtigen Themen

    Wir nutzen deine Themenauswahl, um dir bei der Suche nach Teilnehmern zu helfen. Wähl Themen, die am besten zu deinem Meetup passen. Zu wenige oder zu viele unpassende Themen machen es potenziellen Teilnehmern schwer, dein Meetup zu finden. Du kannst maximal 15 Themen auswählen – nutze sie sinnvoll.

    Teil dich mit

    Sei ehrlich und authentisch, damit deine Teilnehmer wissen, was sie bei deinem Meetup erwartet.

     

    Lade ein Foto hoch – falls du ein Logo hast, nutze es. Alternativ kannst du ein anderes Bild auswählen, das zu deinem Meetup (und dir) passt. Solange du noch keine eigenen Fotos von Meetups hast, kannst du kostenlose Foto-Datenbanken nutzen (z. B. Unsplash oder Pexels).

    Plane sofort dein erstes Meetup – damit stellst du sicher, dass sich neue Mitglieder sofort einbringen können, wenn sie deiner Gruppe beitreten.

    Glückwunsch! Du bist bereit für dein erstes Meetup.

     

    Sobald wir dein Meetup geprüft und freigegeben haben, suchen wir nach Mitgliedern, die Interesse an deiner Themenauswahl haben. Diese Mitglieder erhalten eine E-Mail mit einer Ankündigung und Einladung zu deinem Meetup.

    Nimm dir einen Moment Zeit und überleg, ob du alles Wichtige mitgeteilt hast. Deine Ankündigung ist entscheidend für den ersten Eindruck – sende eine klare Botschaft.

    Deine Meetup Gruppe gründen
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    Bist du bereit für dein Meetup? Fünf Dinge, die du vor dem Treffen erledigen solltest.

    Erstell eine Agenda.

    Füge deiner Meetup-Beschreibung einen klaren Zeitplan hinzu. Gib den Teilnehmern Bescheid, ob sie zu einer bestimmten Zeit da sein sollen, oder ob es sich eher um eine lockere Veranstaltung handelt.

    Buche einen Veranstaltungsort.

    Recherchiere passende Orte und frag bei den Betreibern an. Kläre ab, ob die Teilnehmer besondere Einrichtungen vor Ort benötigen.

    Sende eine E-Mail-Erinnerung an die Teilnehmer.

    Binde deine Stammgäste ein – sie helfen dir sicher gerne.

     

    Melde dich persönlich bei neuen Teilnehmern. Der direkte Kontakt erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie kommen.

    Bereite alles vor.

    Besorge Schilder, Namenskarten und stell sicher, dass du auch sonst alles für ein erfolgreiches Meetup vorbereitet hast.

    Heiße alle willkommen.

    Sei früh da, damit du alle Gäste begrüßen kannst. Stelle sie einander vor und lerne sie selbst mit geeigneten Fragen kennen.

    Du bist bereit – es kann losgehen!

     

    Checkliste: Vor deinem Meetup
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    Jetzt bist du dran! Zeit, das erste Meetup zu planen.

    Wofür interessierst du dich aktuell? Was möchtest du bei deinem ersten Meetup unternehmen?

    Es sind nur ein paar Schritte notwendig, um dein erstes Meetup zu planen und schon steht’s im Kalender. Lass dich von deinem Umfeld oder anderen Meetup Gruppen inspirieren, oder frag deine Mitglieder nach coolen Ideen. Indem du sie von Anfang an mit in die Planung einbeziehst, schaffst du Vertrauen und es ist wahrscheinlicher, dass sie zum Meetup erscheinen.

    Bei euren ersten Events müsst ihr nicht direkt den Mt. Everest besteigen. Es ist völlig ok, es langsam anzugehen und euch erstmal kennenzulernen.

    Wähl Planen auf der Homepage deiner Meetup Gruppe.

    Gib deinem Meetup einen Namen (klar und prägnant formuliert)

    Wähl eine Startzeit für dein Meetup

    Entscheide wo ihr euch trefft wähl deine Lieblingslocation oder probier etwas Neues aus

    Sende eine E-Mail an alle Mitglieder, die zugesagt haben. Schreib ihnen, dass du dich schon darauf freust, mit ihnen über Cold Brews vs. Filterkaffee zu diskutieren oder dass du endlich deine neuen Wanderschuhe einweihen möchtest.

    Lade ein Foto hoch, das euer Meetup bereits gut beschreibt

    Gib deinen Mitgliedern Bescheid was ihr unternehmt, ob sie etwas mitbringen sollen, wie ihr euch findet etc.

    Entscheide wer der Veranstalter sein soll

    Wähl Festlegen

    Wähl Meetup bekanntgeben   deine Mitglieder erhalten eine Einladungs-E-Mail.  

    Plane dein erstes Meetup
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    Du und deine Mitglieder, ihr seid das Herz von Meetup.

    Wir kennen bereits unzählige Organisatoren und Mitglieder auf der ganzen Welt, die wundervolle Communities aufbauen nun wollen wir auch die spannenden Geschichten über deine Meetups hören.

    Vielleicht stellen wir genau dein Meetup in unseren E-Mail-Kampagnen, auf Instagram, Twitter, Facebook oder woanders vor, um andere Organisatoren zu inspirieren.

    Meld dich bei uns, wenn du glaubst, dass dein Meetup gut zu unseren Werten passt!

    Zeig uns die besten Fotos von deinem Meetup.

    Teil uns mit, wie dein Meetup die Community stärkt.

     

    Erzähl uns deine ganz persönliche Meetup Geschichte
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